30h → 3h
Tiempo de gestión por torneo, antes con tres personas, hoy con una.
Caso de éxito
Cómo Padelko Pádel transformó su gestión con Volea
De tres personas coordinando torneos y un calendario en Sheets, a un panel donde reservas, escuela, torneos y facturación viven juntos. La historia del primer club que confió en Volea.
Borja Iturraspe
Managing Director · Padelko Pádel · Iurreta, Bizkaia
volea.app/admin/reservas
Reservas
10 reservas · 6 pistas
PlaytomicEscuelaTorneoWeb
Pista 1
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La vista de reservas de Padelko un sábado por la mañana. Origen identificable a primera vista, clases en violeta, reservas Playtomic en azul claro, torneos en azul oscuro. Clic en cualquier hueco para ver el detalle.
0
Dobles reservas desde que migraron a Volea.
95%
de los pagos de escuela cobrados sin intervención manual.
248
Inscripciones activas en la escuela del trimestre.
El reto
Una gestión repartida en demasiados sitios
Padelko Pádel es un club de pádel en Iurreta, Bizkaia con escuela trimestral activa y un calendario completo de torneos federados. Antes de Volea, la gestión del club se repartía entre Borja y dos personas más del equipo, y cada parte vivía en una herramienta distinta.
Las reservas se llevaban en hojas de Google Sheets. Las inscripciones a la escuela llegaban por email y WhatsApp y se transcribían a mano. Los torneos se coordinaban con plantillas de Excel y mensajes en grupos. La facturación trimestral salía de un programa externo que obligaba a exportar e importar datos en cada cierre.
"Cada lunes empezaba con un pequeño caos de Excel y mensajes. Si un alumno fallaba a una clase no había forma sencilla de saber si había avisado, ni de cruzar listas de espera. Y los torneos eran proyectos enteros: dos semanas de coordinación entre tres personas para sacar un cuadro adelante."
Antes y después en Padelko
Seis momentos del día a día, antes y después de la migración.
No es la lista genérica de marketing, es lo que cambió en este club concreto.
Comparación
Antes (Sheets + Playtomic + WhatsApp + programa de facturación)
Después (Volea)
Reservas el lunes por la mañana
Imprimir Sheets, marcar a boli, repasar Playtomic en paralelo
Una pantalla, todas las pistas y orígenes, en vivo
Inscripción a un grupo de escuela
Email con PDF, transcripción a Excel, respuesta en 24-48h
Formulario web, plaza bloqueada, factura emitida en minutos
Festivo a mitad de trimestre
Recalcular cada factura a mano y avisar familia por familia
Marcamos el día, las cuotas se ajustan solas
Montar un torneo de 32 parejas
Excel con flechas + tres personas + un fin de semana
Inscripciones online + cuadro automático + un árbitro
Cobrar la cuota trimestral
120 emails con concepto y número de cuenta
Stripe domicilia, recordatorio automático, 95% al día
Atender dudas operativas
Mensajes a tres personas distintas, respuestas inconsistentes
El alumno ve sus clases y pagos en su portal; pregunta menos
La solución
Cuatro módulos, un solo panel
En la fase piloto, Padelko Pádel adoptó Volea con los módulos Base, Escuela, Torneos y Facturación activos desde el primer mes. La transición se hizo por bloques de una semana:
- 1
Semana 1: importación de jugadores y reservas
El histórico de Playtomic se sincronizó automáticamente. Reservas activas migradas al calendario de pistas en Base.
- 2
Semana 2: escuela trimestral en orden
Grupos, monitores y horarios subidos al módulo Escuela. Cada alumno y cada monitor recibieron acceso a su propio portal.
- 3
Semana 3: primer torneo íntegro en Volea
Inscripciones, cuadros, resultados en directo y bracket público gestionados desde un solo panel por una sola persona.
- 4
Semana 4: facturación trimestral en un clic
Cierre del trimestre con las facturas generadas y enviadas directamente desde Volea, sin exportar nada.
"Pensaba que íbamos a necesitar formación seria. La realidad es que en una mañana lo entendí todo, y a las dos semanas mis monitores ya gestionaban su grupo sin preguntarme nada."
Cómo lo usa Padelko
Módulo a módulo, lo que ven cada día.
Cuatro módulos activos, una sola pestaña. Esto es lo que ven Borja, los monitores y las familias en el panel real.
Módulo Base
Reservas: una sola pantalla, tres orígenes.
En Padelko, las reservas llegan por tres canales: la app de Playtomic, la web propia del club y el teléfono de recepción. Antes vivían en tres sitios. Ahora viven en el mismo calendario, con un color por origen.
- Sincronización bidireccional con Playtomic, sin dobles reservas.
- Bloqueos por mantenimiento o evento privado se respetan en todos los canales.
- Detalle de la reserva al toque, con jugadores y nota interna.
volea.app/admin/reservas
Reservas
10 reservas · 6 pistas
PlaytomicEscuelaTorneoWeb
Pista 1
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Módulo Escuela
Escuela trimestral con 248 inscripciones activas.
Iniciación infantil, iniciación adultos, adultos avanzados, competición. Niveles distintos, monitores distintos, pero un solo calendario y un solo sistema de cobro. Festivos reconciliados solos. Ausencias aprobadas por el monitor en el panel, sin email.
- Inscripciones públicas en la web del club, plaza bloqueada al pagar.
- Hermanos con descuento configurable, una sola factura por familia.
- Coach substitution registrado y trazable.
volea.app/admin/escuela/calendario
Escuela · Trimestre 2
Semana del 13 mayo
Lun
Mar
Mié
Jue
Vie
Sáb
16
Infantil A
Iratxe M.
6/6Completo
Infantil A
Iratxe M.
6/6Completo
Infantil A
Iratxe M.
5/6
17
Iniciación
Jon A.
6/8
Iniciación
Jon A.
6/8
18
Adultos 2
Mikel G.
7/8
Adultos 2
Mikel G.
8/8Completo
Adultos 2
Mikel G.
8/8Completo
19
Competición
Naia Z.
4/4Completo
Competición
Naia Z.
4/4Completo
20
Adultos 1
Mikel G.
6/8
9 grupos activos N2-N3 Competición
Módulo Torneos
6 torneos federados al año, sin Excel.
Padelko organiza alrededor de seis torneos federados al año. Antes era un proyecto de dos semanas entre tres personas; hoy una persona lo monta en una tarde. Cuadros generados automáticamente, marcador en vivo, y la TV del bar muestra el bracket actualizándose en tiempo real.
- Inscripción + cobro online con Stripe, sin Bizums sueltos.
- Resultados desde el móvil del árbitro, TV actualizada en menos de un segundo.
- Walkover automático si una pareja no se presenta.
volea.app/admin/torneos/mayo-masculino-2
Torneo Mayo · Masculino 2ª
16 parejas · 3 pistas
Cuartos
Etxebarria / Agirre6 6
Lasa / Ibarra3 4
Goikoetxea / Ruiz6 6
Zabala / Arrizabal.2 1
Salaberria / Beitia7 6
Urrutia / Mendizabal5 3
Olaizola / Arregi6 6
Zubiaurre / Arrieta4 2
Semis
Etxebarria / Agirre6 7
Goikoetxea / Ruiz4 5
Salaberria / Beitia4 3
Olaizola / Arregi6 2
● En directo
Final
Etxebarria / Agirre,
Por determinar,
Módulo Facturación
De la inscripción a la factura, en un mismo flujo.
Cada inscripción a la escuela genera la factura del trimestre con los datos correctos. Si una familia cancela, se prorratea. Si hay un festivo, se reconcilia. El 95% de las cuotas se cobran sin que Borja tenga que abrir un Excel.
volea.app/admin/escuela/inscripciones
Inscripción
Aitor Bilbao
Iniciación adultos · Trimestre 2
12 sesiones · 120,00 €
volea.app/admin/facturacion
Factura
Esperando inscripción…
Resultados
Una operación más ligera, con resultados visibles
Torneos diez veces más rápidos
De aproximadamente 30h con tres personas a unas 3h con una.
Cero dobles reservas
Antes alrededor de 1 por semana. Hoy ninguna.
Pagos automatizados
95% de los recibos de la escuela cobrados sin intervención.
Web del club siempre al día
La página pública del club se actualiza sola con los datos del panel.
Padelko en números hoy
Lo que pasa cada mes en el panel.
Reservas / mes
1.420
Suma de Playtomic, web propia y recepción.
Ocupación pico
94%
Sábado 17:00, la franja que más se llena.
Inscripciones escuela
248
Trimestre activo, 4 niveles y 5 monitores.
Cuota cobrada en
1 día
Del inicio del trimestre al 90% cobrado.
El cambio para los socios
Alumnos y monitores con su propio panel
Los socios del club también notaron el cambio. Cada alumno de la escuela tiene su propio portal donde ve sus clases, sus pagos, las ausencias y los grupos disponibles. Los monitores tienen su panel para pasar lista, marcar recuperaciones y comunicarse con el club.
Los torneos se siguen en directo desde el móvil, con un bracket público que se actualiza solo a medida que avanzan los partidos. Los participantes ya no escriben al club para saber su horario.
"Antes me llegaban treinta mensajes al día con preguntas que ya tienen respuesta en el perfil del jugador. Hoy esos mensajes son una décima parte, y los que llegan son sobre cosas reales del club, no sobre administración."
Antes pasaba lista en una libreta y se me perdía una semana sí y otra también. Ahora abro mi panel, los alumnos ya están, las ausencias justificadas también. Solo doy clase.
Naia Z.
Monitora · Competición
Mi hija juega los martes y jueves. Si un día no puede ir, lo apunto desde el móvil y le devuelven el día. Antes era una llamada al club y a esperar.
Maite O.
Familia inscrita · Infantil A
“Volea ha cambiado la forma en que llevamos el club. Procesos que ocupaban a tres personas hoy son unos clics: los alumnos tienen su portal, los monitores el suyo, y montar un torneo deja de ser un proyecto. Nos ha quitado una carga de gestión enorme y por fin podemos centrarnos en lo que importa: la experiencia del jugador.”
Borja Iturraspe
Managing Director · Padelko Pádel
Lo que viene
El trabajo en común sigue.
Padelko no fue solo el primer cliente, fue (y sigue siendo) el club con el que construimos Volea semana a semana. Cada función que sale de una conversación operativa con Borja vuelve al club piloto antes que a nadie.
- Tienda activa, el club vende ahora entradas a eventos (cenas americanas, jornadas abiertas) con pase QR y validación en puerta. Una semana de pruebas, listo para producción.
- Comunicaciones reforzadas , plantillas WhatsApp para recordatorios automáticos antes de cada clase, con resultados visibles en el panel.
- Analítica para decidir precios , heatmap de ocupación por franja para ajustar las tarifas de las horas pico y abrir promoción en las flojas.
Para tu club
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